Veelgestelde vragen over tijdsregistratie 2027

In principe geldt de plicht voor alle Belgische werkgevers en werknemers. Er zijn mogelijk uitzonderingen voor bepaalde categorieën (zelfstandigen, bepaalde cao-regelingen, ...), maar de definitieve lijst is nog niet gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad. We raden je aan voorzichtig te zijn en je voor te bereiden op de algemene plicht.

Het aangekondigde streefdoel is 1 januari 2027. De definitieve wetstekst met alle technische eisen en uitzonderingen is op het moment van schrijven nog niet gestemd of gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad. We volgen de wetgeving nauwgezet en passen Klox aan zodra de definitieve tekst bekend is.

De aangekondigde Belgische regeling volgt uit de Europese verplichting na het CCOO-arrest van het Hof van Justitie van de EU (C-55/18, mei 2019). Het Hof oordeelde dat werkgevers objectieve, betrouwbare en toegankelijke systemen voor arbeidstijdregistratie moeten invoeren. Dit arrest verplicht alle EU-lidstaten tot regelgeving. België geeft hier vanaf 2027 uitvoering aan.

Op basis van het CCOO-arrest en de Belgische voorbereiding gelden drie kernvereisten: het systeem moet (1) objectief zijn (automatische, niet-manipuleerbare registratie), (2) betrouwbaar (data mag niet achteraf worden gewijzigd zonder tracering), en (3) toegankelijk (beschikbaar voor werknemer en inspectie). Klox is op deze drie vereisten gebouwd.

Ja. Je bent verplicht om de gekozen registratiemethode te vermelden in het arbeidsreglement. Klox biedt een gratis generator die de verplichte clausule en een medewerkerscommunicatie opstelt op basis van je gegevens.

De exacte sanctiebedragen zijn nog niet definitief vastgelegd in de gepubliceerde regelgeving. Belgische arbeidsrechtelijke inbreuken worden bestraft volgens de sanctieniveaus van het Sociaal Strafwetboek: niveau 1 en 2 zijn administratieve geldboetes, niveau 3 en 4 kunnen ook strafrechtelijk zijn, en boetes worden vaak vermenigvuldigd per betrokken werknemer. We raden je aan de officiële publicaties in het Belgisch Staatsblad te volgen voor de precieze bedragen zodra de wet is gepubliceerd. Wij volgen ze op de voet en houden je op de hoogte.

De sociale inspectie (Federale Overheidsdienst Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg, en de Inspectie van de RSZ) is bevoegd voor de controle. Zij kunnen ter plaatse komen of een dossieropvraging doen. Klox genereert het vereiste inspectiedossier in 1 klik.

Op basis van de beschikbare informatie geldt de plicht voor alle werknemers, ongeacht het arbeidsregime. De definitieve uitwerking in de wet kan echter nuances bevatten. We passen Klox aan zodra de wet is gepubliceerd.

De bewaarplicht bedraagt minstens 5 jaar. Alle registraties moeten beschikbaar blijven voor de werknemer, de werkgever en de sociale inspectie gedurende die periode. Ze moeten ook exporteerbaar zijn in een leesbaar formaat. Klox bewaart alle data automatisch gedurende 5 jaar en biedt export als PDF en CSV.

Ja. Werknemers hebben het recht om hun eigen registraties in te zien en te exporteren. Klox biedt een werknemersportaal waarmee elke werknemer zijn eigen gegevens kan raadplegen en downloaden.

Correcties zijn wettelijk toegestaan, maar moeten getraceerd worden. De originele registratie mag nooit worden overschreven. In Klox worden correcties ingevoerd via een apart formulier met verplichte reden, auteur en tijdstip. De oorspronkelijke data blijft altijd bewaard.

Nu. Je kan meteen gratis starten: je organisatie opzetten, je werknemers uitnodigen en alles uitproberen, ruim op tijd voor 1 januari 2027. Twijfel je nog? Vraag een demo en we tonen je alles.

Alle persoonsgegevens worden opgeslagen en verwerkt op servers binnen de Europese Unie. Ze worden niet buiten de EU opgeslagen en aan niemand doorverkocht. Een verwerkersovereenkomst (DPA) is standaard inbegrepen in elk abonnement, met de volledige lijst van verwerkers.

Inklokken kan altijd via een gedeelde tablet of computer op de werkvloer: de werknemer meldt zich aan en klokt in via de browser, een smartphone is niet nodig. De Klox Kiosk met NFC-badges is in ontwikkeling en nog niet te bestellen; laat het ons weten als je hem nodig hebt, dan houden we je op de hoogte.

Ja. Klox werkt voor elke bedrijfsgrootte, van een handvol tot honderden werknemers. De software schaalt moeiteloos mee en je betaalt gewoon per actieve werknemer, zonder bovengrens. Grotere organisatie met specifieke wensen? Neem gerust contact op, we denken graag mee.